2010年12月06日

広報特別委員会(2010.12.6)

いよいよ「議会だよりNo.2」の発行日を迎えました。

今日は朝9時から、役場大会議室が町報「花の町つきがた12月号」の折り込み作業場になりました。

月形町では毎月5日(休日等の時は後ろにずれる)に町報「花の里つきがた」を、20日(休日等は同様)には「おしらせ号」を発行しています。発行数は約1,700部(町内戸数分)。ここには、役場組織や町内各団体の文書やチラシを折り込んで無料全戸配布することができます。
ただし、誰でもが折り込めるわけではありません。発行1週間前までに原稿の審査(公共性があるか、内容が不適切でないか・・等)があり、広報担当からOKをもらう必要(場合によっては省略)があります。また、発行日当日は折り込み作業要員として、1団体から2名参加しなければなりません。

今回の折り込みは年末という事もあってか数が多く、月形地区で9種類、札比内地区は10種類のチラシや文書が折り込まれました(参加者の顔ぶれは、役場各部署、商工会、消防、札比内駐在所、福祉施設、環境団体、そして議会)。

議会からは笹木議員と私が参加。笹木議員にとっては初めての折り込み作業だったので「こんなふうにやっていたのか。職員も結構でているんだなあ。それにしても思いのほか大変な作業だ。」と、感想を漏らしていました。

私自身は、地球温暖化防止活動団体「地球を愛する会@月形」や「まちづくりNPOふきのとう」の広報誌折り込みなどで何度も経験していたので要領は分かっていましたが、やはり手作業というのはなかなか大変だあと毎回思います。とは言え、機械化できる様な規模でも回数でもないですし、普段顔を合わせない人と会えるのも楽しみの1つですし、何よりこの作業をすることで「議会だより」を確実に全戸配布でき、町民の皆さんのお手元に届けられると思えば、この1〜2時間の作業も良しでしょう。(※)。

来年4月になれば各戸にIP告知端末の供用が開始されますので、多くのチラシや文書がそれで対応できることでしょう。この折り込み作業風景も変わっていくのでしょうね。

皆さん、ぜひ「議会だよりNo.2」の感想やご意見をお寄せ下さい。
今後の議会や、より分かりやすい広報制作にも生かしていきますので、よろしくお願いします。
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(※) 各団体が単独で各戸に配布するとなると多大な経費がかかるので、こうして「手間替え」で確実に全戸配布できることは、小さな団体に取ってはとても有り難いことです。その一方、役場職員の折り込み作業従事はどうなのか・・・一歩下がって考えることも必要に思います。

確かに役場職員が、手間のかかるちょっと大変な手作業を黙々とこなしている姿は美しいでし、頑張っていると共感もできます。ただ役場職員の給与を時給換算すれば、町内では高給ランクでしょう。この作業に割いた約2時間を本来の業務に当てていれば、費用対効果の高い労働をしてくれるかもしれませんし、しないかもしれません。この辺りは職員の姿勢と能力によって違ってくるので一概には言えませんが、それでも行政改革を行う上では頭に入れておかなければならない要素です。

私の考える(理想の)役場職員像は、日常の基本的な業務は一日の半分でこなし、あとの半分はアンテナを広げる事(現在の業務に関連する情報だけでなく、今後に繋がるアイデアを集めること。それを形にするための町内外を問わない人脈を作ること。コミュニケーション能力を磨くこと。)に積極的に取り組んでいる人です。かなり創造性を有する職業だと考えています。

しかし、現実はどうでしょう?

雑務に追われていては創造的で未来志向の仕事まで、なかなか向かえないでしょう。その一方、自らに創造的思考がなければ時間を有効に使えず「暇そうにしている」との批判を受けかねませんし、かえって非効率な職場になることでしょう。

「ニワトリと卵」の議論に発展していく問題ではありますが、現状を理想に繋げるためには、まず職員の雑務負担を減らすことが重要かと思います。雑務を一手に引き受ける部署(仮称:事務課)があれば・・・それ以外の部署は本来業務に対する「創造性」が常に命題になるのではないでしょうか。そして事務課は、いかに効率的に仕事を進めるかを命題に、創造的な仕事ができるのではないかでしょうか。

これらを実現しようとすれば、大胆な配置と発想の転換が必要です。創造性のない職員は「職員」の枠から外れてもらうこともあるかもしれません。事務課マネジャーのもとでは、事務作業や接客のプロに近い技術が要求される人も出てくるでしょう。臨時職員等の増員も含め全て事務課管理にすることで、業務量や内容に配慮した人材管理もできるのでは。これらは現行の人員配置+αで対応できるのでそれほどの財政負担はないでしょうし、効率化や創造性が確立されれば総合経費は下がることでしょう。

「議会だよりNo.2」の制作・発行作業を終えて、こんな事が浮かんできました。

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